Sastamalan kaupungin asiakirjoista perittävät maksut

Kaupunginhallitus 25.6.2018 pykälä 143 
Voimaantulo 1.7.2018 

Sastamalan kaupungin asiakirjoista, joiden hinnoista ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään maksuja seuraavien perusteiden mukaan.

Maksuttomat asiakirjat ja tiedot 

Julkisuuslain 34 pykälän 1 momentin mukaan asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, kun: 

1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti; 
2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi; 
3. julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse;
4. sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse;
5. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- taitiedotusvelvoitteen piiriin. 

Edellä kohdissa 1–4 tarkoitetuissa tapauksissa tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu peritään kuitenkin silloin, kun on pyydetty asiakirjaa, joka ei julkisuuslain 13 pykälän 1 momentissa tarkoitetulla tavalla ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen tämän lain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. 

Kohdan 5 mukaisia maksuttomia asiakirjoja ovat esimerkiksi: 

• pöytäkirjanote, jolla päätös annetaan asianosaiselle tiedoksi
• kuntalaissa säädetty luottamushenkilöiden oikeus saada tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimiessaan pitää tarpeellisina
• asiakirja, joka lain mukaan annetaan viranomaiselle esim. kaupungin hallintoon kohdistuvan viranomaiselle säädetyn valvontatehtävän suorittamista varten. 

Seuraavissa palvelussuhteeseen perustuvista asiakirjoista ei peritä maksua: 

• työ- tai palvelustodistuksesta (1 kpl)
• palkkatodistuksesta
• asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten. 

Tietosuoja- ja henkilötietolainsäädännön perusteella jokaisella on oikeus tarkastaa maksutta kaupungin henkilörekisteriin talletetut tietonsa kerran vuodessa. Useammin tapahtuviin tarkastuspyyntöihin sovelletaan jäljempänä määriteltyjä tiedonhausta perittäviä maksuja. 

Asiakirjamaksuja ei peritä kaupungin omilta toimintayksiköiltä silloin, kun nämä tarvitsevat tietoja tehtäviensä suorittamiseksi. 

Maksullisten asiakirjojen lunastusmaksut (viranomaistoiminta)

Asiakirjojen toimittaminen, postituskulut ja lähetysmaksu 

Asiakirja voidaan noutaa, vaihtoehtoisesti lähettää asiakkaalle sähköisesti tai toimittaa postitse. 

Asiakirjoja postitse lähetettäessä peritään jokaiselta lähetykseltä varsinaisen maksun  lisäksi todelliset postituskulut ja lähetysmaksuna 5 euroa. 

Postituskuluja ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä maksua. 

Asiakirjan toimitusajasta on säädetty julkisuuslain 14 pykälässä. Asiakirjat toimitetaan  pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Poikkeuksellisen laajat ja vaikeasti löydettävät asiakirjapyynnöt käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. 

Tiedonhausta perittävät maksut 

Tiedonhakumaksua peritään erityistoimenpiteitä vaativissa tietopyynnöissä, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen tavanomaisilla keinoilla. Mikäli pyydetty asiakirja-aineisto on laaja, pyydettyjen asiakirjojen määrästä riippumatta, tai siinä on paljon asiakirjan eri osissa salassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon voi vaatia tavanomaista enemmän työtä. 

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamista asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti: 

Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtaisena maksuna 1 euro mustavalkoisesta sivusta ja 2 euroa värillisestä sivusta. 

Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia. Mikäli  tiedonhakua pyydetään kiireellisenä (kahden työpäivän sisällä), porrastettu perus- maksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. 

Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tietoa lähetetään sähköpostin välityksellä. 

Mikäli aineistoa käytetään tieteelliseen tutkimukseen, peritään maksu 50 prosentilla alennettuna, ellei maksua perustellusta syystä jätetä kokonaan perimättä (esimerkiksi kaupungin toimintaan ja kehittämiseen liittyvä tutkimus). Alennuksen myöntämisen tai perimättä jättämisen edellytyksenä on oppilaitoksen hyväksymä tutkimussuunnitelma. 

Merkinnät asiakirjaan 

Salassa pidettävään asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle ja joka on pidettävä salassa toisen tai yleisen edun vuoksi, on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja muihin salassapito perustuu.